사무실 복합기를 바꿀 때마다 비용표와 스펙 시트만으로는 결정을 내리기 어려웠다. 그래서 직접 두 가지 운영 방식을 비교했고, 그 결과와 현장에서 관찰한 운영상의 차이를 공유하려 한다. 비교 대상은 국산 중형 복합기의 렌탈 계약과 수입형 중형 복합기의 렌탈 계약이었다. 비교 핵심 지표는 월 고정비(렌탈료), 페이지당 실사용 비용(토너·소모품 포함), 유지보수 응답 시간(SLA), 그리고 3년 총소유비용(TCO)이다.
비교를 위해 같은 조건(월 인쇄량 8,000매, 흑백 비중 70%, 계약기간 36개월)을 설정했다. 첫 번째 모델은 국산 제품으로 월 렌탈료 250,000원, 페이지당 소모품 비용을 평균 20원으로 제시받았다. 유지보수는 기본 계약에 포함되어 평균 장비 다운타임이 월 1시간 수준이었다. 두 번째 모델은 수입 제품으로 월 렌탈료 320,000원, 페이지당 소모품 비용 15원으로 제안되었고, 제조사 측 서비스망의 영향으로 평균 다운타임은 월 0.2시간 수준으로 관찰되었다.
단순 계산으로 월 총비용은 국산 410,000원(렌탈 250,000 + 소모품 160,000), 수입 440,000원(렌탈 320,000 + 소모품 120,000)이었다. 36개월 누적으로 환산하면 각각 약 14.76백만 원과 15.84백만 원이다.
여기까지 수치로 보면 국산 모델이 비용 우위에 있었다지만, 현장 운영에서 체감하는 영향은 단순한 금전 비교만으로 설명되지 않았다. 유지보수 응답 시간이 잦은 업무 중단을 줄이는 요소였고, 다운타임으로 인한 생산성 손실을 시간당 인건비 20,000원으로 환산하면 3년간 국산 모델은 약 720,000원, 수입 모델은 약 144,000원의 생산성 손실 차이가 발생했다. 이를 TCO에 반영하면 국산 모델은 약 15.48백만 원, 수입 모델은 약 15.98백만 원으로 격차는 좁아진다. 즉 초기 월비용 우위가 서비스 조건과 운영 리스크에 의해 상쇄되는 장면을 관찰했다.
SLA(서비스 수준 협약) 정의와 영향
SLA는 장비 고장 시 복구 시간과 대응 수준을 계약으로 명시한 약정으로, 업무 연속성에 직접적인 영향을 줍니다. 현장에서는 응답 시간이 짧을수록 비가동으로 인한 생산성 손실이 감소한다는 점이 반복적으로 확인되었습니다. 출처: 한국소비자원 https://www.kca.go.kr/
성능 측면에서는 흑백 출력 속도(ppm)와 컬러 재현력이 실제 업무 만족도에 영향을 미쳤다. 국산 모델은 흑백 대량 출력에 안정적이었고 소모품 확보가 용이해 정기적 운영에서 편의를 주었다. 수입 모델은 컬러 품질과 세밀한 색상 재현에서 유리했으며, 대량 인쇄 시 페이지당 비용 절감 효과가 있었다.
드라이버 호환성, 네트워크 보안 옵션, 에너지 소비량 등은 표준화된 관리 정책을 운영하는 조직에서는 무시할 수 없는 변수였다. 특히 다수의 운영자가 프린터를 공유하는 환경에서는 드라이버 문제로 인한 IT 지원 호출이 잦아지고, 그 비용은 해당 장비의 총비용에 포함시켜 검토해야 한다는 점을 현장에서 확인했다.
계약 조건의 세부 항목도 비용에 큰 영향을 미쳤다. 토너 포함 여부, 소모품 납품 주기, 현장 방문 시 부품 교체 정책, 응급 수리의 우선순위가 서로 달랐기 때문에 같은 월 렌탈료라도 실제 지출 구조는 달라졌다. 예를 들어 토너 포함형 계약은 소모품 관리 부담을 줄여 구매 담당자의 행정 비용을 낮추지만, 기본 렌탈료가 상대적으로 높아 초기 판단이 어려웠다. 반대로 토너 별도 계약은 월 고정비를 낮게 유지할 수 있으나 소모품 주문 및 재고관리에 추가 인력이 필요했고, 급감한 재고로 인한 업무 정지 리스크가 있었다.
토너 포함형·별도형 계약의 실무적 차이
토너 포함형은 소모품 관리 행정 부담을 줄이는 대신 월 고정비가 상승하는 구조이며, 별도형은 초기 비용은 낮지만 재고관리 리스크가 존재합니다. 소비자 상담 사례에서는 사후 소모품 공급 지연으로 인한 업무 중단 불만이 종종 보고됩니다. 출처: 한국소비자원 https://www.kca.go.kr/
결정 과정에서 정량적 수치와 정성적 요소를 동시에 평가하는 것이 효과적이었다. 월별 사용량 변동이 큰 조직이라면 페이지당 비용 구조가 유리한 모델이 장기적으로 비용을 낮출 수 있었고, 반대로 안정적인 인쇄량과 빠른 복구가 우선인 조직이라면 응답 시간이 짧고 현장 보유 부품이 많은 공급자를 선택하는 편이 운영상 이득이었다. 또한 계약 기간 종료 후 장비 교체 주기와 중고 인수 옵션을 고려하면 총소유비용 계산이 더 현실적으로 바뀐다.
제가 체감한 결론은 다음과 같다. 동일 예산 내에서 비용 우위를 따질 때는 월 렌탈료와 페이지당 비용의 합만 보지 말고, SLA와 소모품 정책, 현장 지원 체계를 함께 계량화해야 한다는 점이다. 작은 조직에서는 행정 단순화를 위해 토너 포함형과 신속한 현장 대응을 우선하는 편이 운영 리스크를 줄여 총비용을 낮출 수 있었다. 반면 인쇄량이 많은 중견기업에서는 페이지당 비용 절감이 장기적으로 유리했다.
마지막으로 실무적 제안 하나를 드린다. 사내 월 인쇄량과 흑백·컬러 비중을 기준으로 렌탈 견적을 여러 조건으로 받아보고, 동일한 가정으로 3년 TCO를 산출해 비교해 보시길 권한다. 이는 수치와 운영 현실을 결합해 합리적 결정을 내리는 데 도움이 될 것이다.